LỜI MỞ ĐẦU
Ở đây chúng ta có 1 bức email giới thiệu bản thân, thứ sẽ quyết định xem liệu bạn và đối tác có thể làm việc tiếp với nhau được hay không. Là bạn thì bạn sẽ muốn viết gì vào trong đó. Một
email chào mời súc tích và rõ nghĩa sẽ nâng cao khả năng được đối tác chấp nhận và sẵn sàng thương thảo với bạn.
Bí kíp cách để viết được một bức email chào mời:
1. Nội dung email phải chứa đầy đủ thông tin cá nhân của ngư ời gửi
2. Nội dung email luôn cần phải thật ngắn gọn
3. Luôn sử dụng cách diễn đạt lịch sự và nhã nhặn
4. Giữ cho nội dung email thật thân mật, thân thiện, có tính thiện chí, tính thời sự và tác phong chuyên nghiệp.
5. Cho phép đối tác khách hàng có thể đưa ra những góp ý, khiếu nại, vấn đề còn tồn tại và thể hiện bạn là người sẵn sàng tiếp thu và giải quyết được những vấn đề ấy.
6. Danh xưng của người gửi cần phải được viết rõ ràng, ví dụ bao gồm tên công ty, địa chỉ gửi thư, số điện thoại liên hệ và địa chỉ email
7. Giữ nội dung được ngắn gọn. Nhiều người có thói quen đọc lướt email và hiếm khi nào đọc quá đoạn văn đầu tiên của bức thư. Hãy lưu ý nội dung phải thật ngắn gọn – chỉ nên dài từ 2 đến 3 đoạn văn là cùng. Không nên ghi quá nhiều câu trong cùng 1 đoạn.Để khoảng cách giữa các đoạn cũng như giữa đoạn kết và phần ký tên của bạn.

Sử dụng font chữ đơn giản. Bạn có thể lựa chọn giữa Calibri, Times New Roman, Cambria hoặc Arial. Nhớ đến kích thước của chữ cũng phải luôn thật dễ nhìn. Cỡ chữ 11 hoặc 12 là phù hợp với người đọc.

 Câu tiêu đề
Đây có lẽ là phần nổi bật nhất của một email. Phần tiêu đề cần phải tóm lại nội dung cơ bản nhất của bức thư. Một email hay sẽ cần phải có phần tiêu đề thật thuyết phục. Những email không có tiêu đề thường sẽ bị lờ đi hoặc thậm chí bị xóa ngay lập tức. Một tiêu đề dễ hiểu sẽ khiến người nhận cảm thấy ấn tượng. Nó giúp lôi kéo được sự chú ý của họ, và thuyết phục họ mở và đọc nội dung bên trong thư. Tốt nhất là bạn phải giúp người đọc hiểu thật rõ nội dung bạn muốn nói là gì, trước cả khi họ mở email đó lên.
Cố gắng viết phần tiêu đề thật ngắn gọn, bởi vì tiêu đề quá dài sẽ khiến việc đọc hiểu trở nên khá khó chịu


 Phần lời mở đầu
Đừng bao giờ gửi lời chào bằng những từ như “Hello” hoặc “Hi”. Luôn phải tỏ ra chuyên nghiệp. Phần lời chào sẽ được đánh giá cao nếu như được đính kèm tên người nhận trong đó. Lưu ý
tránh trường hợp chỉ ghi mỗi tên không. Điều đó chỉ làm khi giữa bạn và đối tác đã trở nên thân mật hơn. Một khi hai người hiểu rõ về nhau rồi thì mới sử dụng cách xưng hô rút gọn được.
Hãy mở đầu bằng mẫu câu chào thông dụng là “Dear Dr. Jones Patrick”
Lưu ý phần danh xưng của khách hàng phải viết đúng. Đừng bao giờ sử dụng cấu trúc kiểu: “to whom it may concern”. Khi giới thiệu bản thân đến khách hàng, việc viết lời chào như trên là
một điều nên tránh.
Hãy sử dụng “Dear Ms./Mr./Mrs.”. Nếu bạn không có chắc về tình trạng hôn nhân của đối tác trong trường hợp họ là nữ, bạn hãy luôn sử dụng danh xưng mặc định là “Ms.” để đỡ việc phải
suy luận. Không bao giờ nên sử dụng cụm từ “To whom it may concern” trong email giới thiệu đến khách hàng. Bạn luôn phải nắm thật rõ tên khách hàng là gì.

Phần nội dung chính
Phần nội dung chính cần có ba ý như sau:
1. Giới thiệu bạn là ai
2. Bạn đến từ đâu
3. Mục đích gửi thư của bạn là gì

1. Giới thiệu bạn là ai: Việc tự giới thiệu bản thân sẽ giúp người nhận có cái nhìn tổng quát về con người bạn. Đây là điều đầu tiên bạn cần phải làm. Hãy giới thiệu thật ngắn gọn và súc tích.
Phần giới thiệu cần phải có họ tên của bạn, công việc bạn đang làm hiện tại lẫn vị trí của bạn trong công ty.
Nếu bạn có quá nhiều danh xưng khác nhau, chẳng hạn như Tiến sĩ, Kỹ sư, Giám đốc, Trưởng phòng, hãy dùng danh xưng cao nhất có thể.
2. Bạn đến từ đâu: Phần này sẽ bao gồm tên công ty của bạn, hãy nói qua cho họ biết về mục đích hoạt động của công ty
3. Mục đích gửi thư của bạn là gì: Tóm tắt cho khách hàng biết lý do vì sao bạn lại liên lạc với họ, chẳng hạn như ví dụ sau:

Dear Ms. Alicia James,

I am Ms. Elly Douglas, your new account manager. I will be available to manage your account with us while Mr. Paul Alex, your former accountant, is away. He is currently attending to some urgent issues in our organization. We regard you as one of our most esteemed customers. So, be rest assured of a highly professional and satisfactory service from me.

Kindly feel free to contact me if you have any issues.

Thank you.

Yours faithfully,

Elly Douglas
Bản dịch tiếng Việt tham khảo
“Kính gửi Alicia James,
Tôi là Elly Douglas, là trưởng phòng dịch vụ khách hàng mới của bà. Tôi sẽ tạm thời cung cấp dịch vụ cho bà trong thời gian ông Paul Alex, chuyên viên dịch vụ trước của bà, đang đi vắng.
Ông ấy có một số việc đột xuất trong công ty cần phải giải quyết gấp. Chúng tôi luôn coi bà là một trong những khách hàng quan trọng của mình. Vì vậy, bà hãy yên tâm về dịch vụ tận tình,
chuyên nghiệp dưới sự hỗ trợ nhiệt tình từ tôi.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất cứ vấn đề gì bà cần giải quyết.

Xin cảm ơn
Thân ái,
Elly Douglas”

 Phần kết thư (Lời cảm ơn)
Đây là đoạn văn kết thúc bức thư gửi khách hàng. Bạn nên cảm ơn khách hàng một lần nữa vì đã dành thời gian đọc thư này. Sẽ là một điều có phần bất công khi mà bạn bắt một người phải
đọc hết thư của mình và đến cuối thư thì không có một lời cảm ơn vì đã dành thời gian cho nó. Sau đó, hãy nói thêm rằng bạn rất hạnh phúc khi được làm việc cùng họ và đề nghị họ hãy liên
lạc với bạn mỗi khi có vấn đề gì đó xảy ra.
Mục đích của việc cảm ơn khách hàng là để kết thúc bức thư với một thái độ thật tích cực, từ đó khiến người nhận càm thấy mình quan trong, được chào đón và được tôn trọng. Chẳng hạn, hãy thử viết là “Tôi rất cảm kích vì ông/bà đã dành thời gian đọc hết nội dung của bức thư này”.
Phần ký tên cũng đóng vai trò quan trọng không kém gì nội dung chính của email. Đừng bao giờ kết thúc thư một cách quá thân mật. Hãy luôn giữ văn phong thật chuyên nghiệp. Đừng bao giờ viết là “hẹn gặp sau nhé John” hoặc thậm chí nực cười hơn là “chào nhé John”. Hãy chọn cách chào tạm biệt gần tương tự như cách chào giới thiệu – thật trang trọng lịch sự hoặc vừa đủ độ lịch sự tối thiểu, bằng việc dùng các từ như “sincerely” hoặc “yours faithfully”. Dưới đây là một ví dụ mẫu về cách chào tạm biệt:

Yours faithfully

Elly Douglas

Ellinadouglas@doveinsurance.com

+2226789408
doveinsurance.com

 Đọc soát lại một lần nữa
Khi bạn viết thư, điều quan trọng cần làm là phải đọc soát kỹ lại và kiểm tra lỗi trước khi gửi. Đừng bao giờ gửi thư một cách vội vàng. Luôn kiểm tra chắc rằng mình đã đọc đi đọc lại nội dung của email rồi. Soát lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi phát âm cũng như các từ được sử dụng. Đọc to những từ đó lên để nghe xem có thật tự nhiên hay không, trước khi gửi cho khách hàng.
Nhớ rằng bạn chỉ có duy nhất một cơ hội để gây ấn tượng với đối tác, vì thế 1 lỗi đánh máy dù
nhỏ nhặt cũng có thể khiến email của bạn bị cho vào sọt rác.

 Kết luận
Ấn tượng bạn đầu sẽ kéo dài rất lâu. Nó thể hiện xem bạn là người vụng về cẩu thả hay chuyên nghiệp. Và trong giao tiếp qua mạng như hiện nay, một bức thư giới thiệu sẽ đóng vai trò gây ấn tượng ấy. Vì thế, hãy chăm chút cho nó, làm cho nó thật tốt và chuyên nghiệp hết sức có thể.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *