Dưới đây là một mẫu thư xin việc qua email (Sample Cover Letter – Applying for Jobs via Email)
“Subject: John Smith, Maintenance Manager Position
Dear Human Resource Manager,
I wish to apply for the position of Maintenance Manager in your flour factory.
As a recent graduate of Industrial Engineering, I believe I meet your requirements for this position at Flour First Factories Limited.

You emphasized that you wanted someone with good interpersonal relationship skills. While in college, I led a social group known as The Friends and Family. The group’s primary activity was to look out for needy first-year students. Leading such a group successfully requires excellent interpersonal relationship skills.

The practical experience I acquired during my field training, my maturity and sheer passion for industrial work make me suitable for this position. I will indeed be a beneficial addition to Flour First Factories Limited.

I have attached my curriculum vitae to this email.
I look forward to your response.
Thank you.
Yours Sincerely,
John Smith

101 Kay Street
Lake Town 001211
John.Smith@Engineer.com
(444) 0011-0055-1122 ”

Bài dịch tiếng Việt tham khảo

“Chủ đề: John Smith, Vị trí Quản lý Bảo trì
Kính gửi Quản lý Nhân sự,
Tôi muốn ứng tuyển vị trí Quản lý Bảo trì trong nhà máy bột của xưởng.
Là một sinh viên vừa tốt nghiệp về Kỹ thuật Công nghiệp, tôi tin rằng tôi đáp ứng được yêu cầu của công ty cho vị trí này tại Flour First Factories Limited.

Anh/Chị nhấn mạnh rằng Anh/Chị muốn một người có kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân tốt. Trong khi đang học đại học, tôi đã lãnh đạo một nhóm xã hội được biết đến với cái tên là Bạn bè và Gia đình. Hoạt động chính của nhóm là tìm kiếm học sinh nghèo năm thứ nhất. Để lãnh đạo một nhóm như vậy thành công đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tuyệt vời giữa các cá nhân.

Kinh nghiệm thực tế mà tôi thu được trong quá trình đào tạo thực tế, sự trưởng thành và niềm đam mê tuyệt đối của tôi cho ngành công nghiệp khiến cho tôi thích hợp với vị trí này. Tôi thực sự sẽ là một phép cộng có lợi cho nhà máy Flour First.
Tôi đã đính kèm lý lịch của tôi dưới email này.

Tôi mong chờ phản hồi của anh/chị.
Cảm ơn anh/chị.
Trân trọng,
John Smith
101 phố Kay
Lake Town 001211
John.Smith@Engineer.com
(444) 0011-0055-1122”

Nếu bạn có ý định ứng tuyển một công việc (apply for a job) , hãy luôn nhớ rằng những nguyên tắc vàng sau đây

A. CHUẨN BỊ TÀI LIỆU
Điều trước tiên bạn cần phải làm trước khi ứng tuyển bất kì công việc nào qua email là phải chuẩn bị sẵn sàng tất cả các tài liệu được yêu cầu ở bản mềm. Bạn có thể cần scan những tài liệu
này nếu chúng ở bản cứng và chuyển chúng thành những định dạng được yêu cầu. Các định dạng phổ biến bao gồm PDF, MS Word và JPG. Hãy lưu trữ tất cả tài liệu trong một thư mục ở ổ cứng của bạn. Các tài liệu thường được yêu cầu là bản sơ yếu lí lịch, một lá đơn xin việc, các chứng chỉ, chứng nhận, giấy tờ nhận dạng, … Điều quan trọng nữa là bạn phải chắn chắc đặt tên các file lưu trữ tài liệu đó bằng tên của mình. Ví dụ NguyenVanA_Soyeulilich.pdf hoặc NguyenVanA_Giaychungnhan.pdf.

B. ĐƠN XIN VIỆC
Trước khi vội vàng gửi email ứng tuyển công việc, bạn phải đảm bảo rằng bạn có một lá đơn xin việc rất rất tốt. Một lá đơn xin việc cung cấp những chi tiết quan trọng về chuyên môn của bạn, cho thấy rằng bạn rất phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Nó cũng thể hiện tại sao bạn lại muốn làm việc cho công ty mà đang đề nghị công việc. Vì vậy, lá đơn xin việc rất cần thiết
cho việc ứng tuyển của bạn.

Đơn xin việc có thể được viết theo hai cách. Bạn có thể viết trên các bộ trình duyệt xử lí văn bản như MS Word. Sau đó bạn có thể chuyển đổi nó sang một file PDF nếu bạn muốn. Dù ở file nào, cuối cùng bạn cũng sẽ gắn nó vào email của bạn. Hoặc bạn có thể đánh máy trực tiếp đơn xin việc trong email. Cả hai phương pháp đều được chấp nhận khi ứng tuyển qua email. Tuy
nhiên, hãy chắn chắn bạn làm theo những chỉ dẫn được chỉ định trong tin đăng tuyển công việc liên quan đến cách chuẩn bị và nộp đơn xin việc cùng các tài liệu khác như thế nào.

Đơn xin việc của bạn nên ngắn gọn nhưng phải theo tiêu chuẩn. Phải bao gồm tất cả những chi tiết cần thiết được yêu cầu cho công việc mà bạn đang ứng tuyển. Tuy nhiên, toàn bộ lá đơn
ứng tuyển nên bao gồm hai hoặc ba đoạn văn ngắn gọn. Các hướng dẫn quan trọng khác cho một bức thư giới thiệu tốt được đề cập cụ thể dưới đây.

1. Đặt một Tiêu đề thích hợp (hoặc Chủ đề):
Một tiêu đề cho thư xin việc viết bằng một bộ xử lý văn bản cũng giống như một dòng chủ đề nếu bức thư được viết trực tiếp trong email của bạn. Tiêu đề (hoặc chủ đề) phải phản ánh vị trí bạn đang nộp đơn. Nó cũng nên thể hiện cả tên của bạn. Ví dụ như John Smith, Vị trí Quản lý Bảo trì. Tiêu đề ngắn gọn nhưng chi tiết này giúp người nhận dễ dàng nhận ra ngay bức thư giới thiệu. Có khả năng email của bạn sẽ bị bỏ qua nếu bạn không sử dụng đúng tiêu đề (hoặc chủ đề) khi ứng tuyển công việc qua email.

2. Đề địa chỉ trên đơn xin việc một cách chính xác:
Nếu bạn quyết định gửi đơn xin việc bắng cách đính kèm tài liệu, nghĩa là bạn đang viết nó bằng một trình xử lý văn bản, điều quan trọng là bạn phải đề địa chỉ một cách hợp lý. Ví dụ: bạn có thể đề địa chỉ trên thư như sau: “Quản lý nhân sự, Goldberg Innovations, Townsville, Alabama”. Bạn sẽ nhận thấy rằng cách viết này khá giống cách viết một lá thư tay. Tuy nhiên, cách đề địa chỉ này chỉ thích hợp nếu bạn dự định đính kèm thư xin việc. Còn nếu bạn gõ trực tiếp đơn xin việc vào hộp thư điện tử, việc đề địa chỉ này là không cần thiết. Thay vào đó, là lời chào mở đầu, như chúng ta sẽ thấy bên dưới, cách đề địa chỉ người nhận email.

3. Bắt đầu với Lời chào trang trọng:
Hãy bắt đầu đơn xin việc với lời chào trang trọng. Có hai cách để làm điều này tùy thuộc vào cách bạn dự định gửi đơn xin việc. Thứ nhất, nếu bạn định đính kèm nó ở cuối email, thì bạn có thể bắt đầu bằng: “Gửi Ông/Bà/Anh/Chị/Ngài”. Hoặc nếu bạn biết giới tính của người nhận, bạn có thể chọn “Ông/Anh” hoặc “Bà/Chị”.
Thứ hai, đối với các đơn xin việc được nhập trực tiếp vào email, bạn nên gửi tới người nhận ở đây như là một phần của lời khai mở đầu. Ví dụ, bạn có thể viết: “Gửi Giám đốc Nhân sự” hoặc
“Gửi Quản lí Nhân sự”. Tuy nhiên, việc đề địa chỉ thư sẽ phụ thuộc phần lớn vào những gì công ty tuyển dụng đã chỉ định cụ thể. Mọi hướng dẫn từ công ty nên được tuân thủ theo cẩn thận để đơn xin việc của bạn không bị bỏ qua.

4. Chỉ cung cấp các thông tin cần thiết:
Không cần cung cấp chi tiết không cần thiết trong đơn xin việc của bạn khi ứng tuyển công việc qua email. Hãy bám vào những gì được yêu cầu. Cung cấp quá đà thông tin không liên quan
có thể khiến nhà tuyển dụng choáng váng. Khi bạn cung cấp thông tin, hãy đưa ra các bằng cấp phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này sẽ khiến đơn xin việc của bạn dễ được chú ý vì bạn phù hợp với vị trí công việc đó.

5. Lạc quan:
Hãy đảm bảo bạn không đề cập đến bất kỳ điều gì tiêu cực hoặc bi quan về bản thân hoặc công việc. Hãy tích cực và lạc quan trong giọng điệu viết. Không ai muốn thuê một người mà có
cái nhìn ảm đạm về cuộc sống. Do đó, đừng tiết lộ ra bất kỳ khó khăn hiện tại hoặc dự kiến nào về bạn, công ty hoặc công việc. Nếu bạn thực sự muốn trúng tuyển, thì không cần thiết phải đưa ra các điểm liên quán đến các vấn đề trong tương lai với nó. Điều quan trọng, ở cuối đơn xin việc, bạn phải thể hiện rằng mình rất mong muốn được làm việc cho công ty.

6. Phần kết thúc thư:
Đừng quên chữ “Cám ơn” nhỏ ở cuối bức thư. Bạn có thể kết thúc bằng cách viết: “Yours Faithfully”(“Trân trọng”). Đây là những phương thức chính thống thông thường để kế thúc một lá thư xin việc qua email.

7. Thêm chữ ký:
Hãy thêm chữ ký của bạn một cách hợp lý, cho dù đơn xin việc là một tệp đính kèm hoặc đánh máy trực tiếp vào email của bạn. Chữ kí hãy bao gồm tên đầy đủ của bạn, địa chỉ email, số điện thoại và nếu bạn muốn, địa chỉ mạng xã hội, tốt nhất là LinkedIn.

8. Kiểm tra lỗi:
Kiểm tra cẩn thận đơn xin việc của bạn để tránh các lỗi đánh máy, chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể vô tình tự loại mình khỏi công việc ứng tuyển mà bạn đang nộp đơn nếu bạn không chú ý
kiểm tra các lỗi này. Việc kiểm tra các lỗi cũng nên bao gồm cả việc kiểm tra xem bạn đã bao gồm tất cả các thông tin cần thiết trong đơn xin việc của bạn hay chưa.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *