Lời chào (salutation) được sử dụng ở phần đầu của email, thư tay hay thậm chí là giấy ghi chú. Kể cả một mẩu ký tự nhỏ hay một bình luận trên mạng xã hội cũng đều có câu chào mở đầu. Nó thể hiện cách giao tiếp mang tính chào hỏi lịch sự (a polite expression of greeting), đồng thời thể hiện sự chân thành của người nói. Trong email, lời chào có thể dùng để mở đầu nội dung bức thư, là nơi mà bạn nhắc đến tên người nhận một cách trực tiếp.
Khi cả thế giới đang dần ưa chuộng sử dụng email, câu chào cũng có nhiều kiểu loại khác nhau. Mỗi một mẫu câu chào lại phù hợp với từng điều kiện và hoàn cảnh khác nhau, chủ yếu dựa vào mối quan hệ của bạn và người nhận thư, văn hóa công sở (your culture of your firm) nơi bạn đang làm việc hoặc bối cảnh mà bức thư được gửi. Bên cạnh đó, lời chào dùng để gửi đến 1 người nhận sẽ không thể tương đồng với dùng để nhiều người nhận khác nhau (multiple recipients)
Nhiều doanh nhân còn sử dụng các mẫu câu chào ở cả phần đầu và phần kết của email nữa. Chẳng hạn, “Dear Mr. Steve” là lời chào mở đầu nội dung bức thư, trong khi “yours sincerely” được dùng để kết thúc bức thư lại. Những mẫu câu chào như thế này có thể được sử dụng cho 1 cá nhân (individual) hoặc cả một nhóm (group)
Sự thật là các mẫu câu chào luôn phải đảm bảo yếu tố lịch sự.
1. Tại sao chúng ta phải sử dụng lời chào trong email?
Từ trước tới nay, mục đích của lời chào hỏi chưa bao giờ bị biến mất. Rất nhiều lần trong đời, ta đều muốn thể hiện thiện chí của bản thân với người khác, nhưng cái cách chào hỏi, đặc biệt là trong không gian trang trọng (formal settings), lại quá xã giao.
Đặc biệt là đối với email, lời chào đóng một vai trò quan trọng. Khi ta trò chuyện trực tiếp với người khác, những ngôn ngữ cơ thể cũng cách nhấn nhá (vocal intonations) câu chữ sẽ giúp ta biết bối cảnh để đưa ra lời chào phù hợp. Tuy vậy, khi giao tiếp trên nền tảng thư điện tử, ta không hề có được những điệu bộ cử chỉ ấy, và thành ra rất dễ để khiến 1 cụm từ vô hại trở thành một cách diễn đạt thiếu lịch sự trong con mắt của người khác. Vì thế, việc thêm vào câu chào sẽ khiến nội dung email trở nên nhẹ nhàng và đi vào lòng người hơn.
Mục đích chính của câu chào nhằm thể hiện thái độ lịch sử với người đọc. Trong công việc, lời chào được sử dụng không được phép quá thân mật. Nó cần phải đạt được mức lịch sự tối thiểu (basic requirement). Một bức thư có văn phong lịch sử là yêu cầu cơ bản. Nói cách khác, đó là cách sử dụng các từ và cụm từ sao cho thể hiện được rằng người viết có thiện chí và tỏ ra lịch sử khi chào hỏi người đọc.
2. Bí kíp để viết được một câu chào hiệu quả
a) Điều đầu tiên ta phải làm là cân nhắc những yếu tố sau đây:
· Người nhận: Cần phải xác định được ai là người sẽ đọc thư của bạn
· Cách sử dụng từ “Dear”: Đây là một trong những từ cần dùng nhất khi sử dụng các mẫu câu chào trong email. Để cá nhân hóa email (personalize email) của mình, bạn hãy thêm vào các danh xưng sao cho phù hợp, chẳng hạn như Miss, Dr, Professor, Minister. Khi viết lời chào, bạn có thể kết hợp từ “Dear” với tên người nhận, có hoặc không có danh xưng đều chấp nhận được. Ví dụ: Dear Tamara (không có danh xưng) hoặc Dear Miss Tamara (có danh xưng)
· Gửi email đến một nhóm: Nếu bạn viết thư gửi đến từ 2 cho đến 5 người khác nhau, hãy ghi rõ họ tên của người nhận trong lời chào. Chẳng hạn, “Dear Mr. Jake and Miss Jones”. Đây được chấp nhận trong văn phong chuyên nghiệp.
· Không rõ giới tính: Nếu bạn không biết giới tính của người nhận là gì, hãy sử dụng họ tên đầy đủ của họ, thay vì sử dụng danh xưng (title case) Chẳng hạn: “Dear Elly Mayer”.
· Gửi email đến công ty: Nếu thay vì gửi đến một người cụ thể, email của bạn lại được gửi đến hòm thư công ty thì nên nhớ hãy sử dụng tên công ty ấy trong lời chào. Chẳng hạn, “Dear Ozone”. Cách này sẽ bị coi là hơi xã giao một chút. Nhưng điều quan trọng là người nhận vẫn dưới danh nghĩa của công ty (under the company’s name), vì thế nó hoàn toàn được cho phép.
b) Hãy ghi nhớ những lưu ý sau đây:
· Lời chào không được sử dụng với văn phong quá mức thân mật (over – familiar manner), đồng thời cũng không nên quá nghiêm trọng
· Đừng bỏ sót những lỗi đánh vần tên trong lời chào, chẳng hạn như những ký tự đặc biệt (dấu gạch ngang “-“, hay chữ cái thứ hai được viết hoa). Khi nhắc đến họ và tên người nhận, hãy kiểm tra xem mình đã viết đúng chính tả hay chưa. Việc viết sai tên người khác sẽ để lại ấn tượng rất xấu trong con mắt của người đọc.
· Tránh sử dụng các cấu trúc khái quát (generalization). Luôn viết cụ thể nội dung của từng câu chào. Chẳng hạn, tôi thường hay bắt gặp những mẩu email trong đó người nhận thường được đề cập đến là “Dear Sir/Ma”. Bên cạnh đó, việc viết cụ thể tên người nhận sẽ khiến người ta dễ chú ý đến email đó hơn. Thực tế, nhiều lúc để tránh những sai sót không đáng có, nhiều người đã chấp nhận sử dụng những cấu trúc lời chào chung chung để áp dụng lên tất cả mọi người. Điều này là hoàn toàn không đúng bởi vì trong thời đại mà thông tin bùng nổ (abundance of information) và luôn có thể tìm thấy được trên mạng hay qua điện thoại, bất cứ thông tin nào bạn cần đều có thể được tìm thấy một cách dễ dàng. Vì thế, việc sử dụng những cụm câu chào hết sức chung chung như “Dear Sir/Madam” hay “to whom it may concern” thật sự là điều đáng tiếc. Việc đó chứng tỏ bạn không dành thời gian để tâm đến người sẽ nhận thư của bạn. Tồi tệ hơn thế, một trong những lỗi hay mắc phải nhất khi viết email về công việc là chỉ sử dụng duy nhất câu chào “Dear Sirs” mà thôi
· Tuyệt đối tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc hay từ lóng (slangs) trong câu chào. Biểu tượng cảm xúc thường chỉ sử dụng trong các cách diễn đạt xã giao nhằm thể hiện cảm xúc cũng như điệu bộ khuân mặt của người nói. Thường thì tôi sẽ bỏ qua những email có hình emoji trong lời chào, kể cả cho dùng nội dung bức thư có trang trọng như thế nào đi nữa.
· Những cách chào hỏi trang trọng trong văn nói, chẳng hạn như “good morning, good day, good afternoon” đi kèm với tên người nhận, hoàn toàn được phép sử dụng trong email công việc. Đừng quá lo lắng về thời điểm mà người nhận đọc được thư của bạn. Nó sẽ đóng vai trò như một dữ kiện để người nhận biết rằng bạn đã chờ đợi câu trả lời của họ từ lâu rồi. Chỉ cần chắc chắn rằng câu chào của bạn phải phù hợp với thời điểm bạn viết thư. Không nên sử dụng mẫu câu “good afternoon” để viết phần tiêu đề, trong khi mà nơi bạn đang ở mới đang là buổi sáng sớm. Để an toàn, hãy sử dụng cụm từ “Good day” (chúc một ngày tốt lành)
· Không sử dụng các câu trích dẫn (quotes) trong khi viết câu chào. Việc để người đọc phải đoán già đoán non về ý định của bạn là điều nên tránh. Hãy để tâm đến cảm giác của họ và tập trung đi thẳng vào vấn đề.
· Khi gửi email đến một nhóm quá đông người nhận, việc nhắc tên từng người một sẽ trở nên khá là rối rắm. Tuy vậy, trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng một cách diễn đạt chung cho cả nhóm. Chẳng hạn, nếu nhóm những người nhận thư chỉ toàn là phái nữ, hay để lời chào là “Dear ladies”. Còn nếu họ đều là đồng nghiệp cùng cơ quan, hãy để lời chào là “Dear colleagues”.
· Tuyệt đối không bao giờ được gửi thư tới sếp hay khách hàng mà sử dụng những cách diễn đạt quá thân mật, như “hôn” hay “ôm”. Tuy những cách chào hỏi này ban đầu có vẻ lịch sự, nhưng dần dần chúng sẽ được hiểu với hàm ý thân mật quá mức cần thiết, hoặc tỏ ra không thân thiện cho lắm. Tốt nhất, bạn nên sử dụng lời chào khi kết thúc email như sau: “yours faithfully”.
3. Kết luận
Lời chào đóng một vai trò tối quan trọng, nhưng để nó đạt được hiệu quả thì người viết cần đảm bảo nó phải đơn giản, lịch sự và trang trọng theo đúng văn phong email chuyên nghiệp. Phép lịch sự luôn có qua có lại. Đừng bao giờ hấp tấp (too much of a hurry) đến nỗi quên mất một trong những chi tiết quan trọng nhất của bức thư. Luôn nhớ rằng, gửi một bức thư mà không kèm câu chào thì nó không khác gì việc bạn bước vào nhà người khác mà quên không gõ cửa. Tương tự như vậy, gửi một bức thư mà quên không có lời chào kết thúc bức thư (closing salutation) thì cũng giống như rời khỏi nhà người khác mà quên không nói “tạm biệt”.